Cette politique explique comment Mon Régisseur traite les données des visiteurs du site, des personnes qui le contactent et des personnes concernées par son activité de gestion locative. Elle distingue les finalités et les bases juridiques applicables.

Responsable du traitement

Le responsable du traitement est Émile Seguin, exerçant sous la dénomination commerciale Mon Régisseur, inscrit à la Banque-Carrefour des Entreprises sous le numéro 0881.809.974 et agréé IPI sous le numéro 503 181, rue de Courtrai 28, 7700 Mouscron, Belgique.

Le délégué à la protection des données est Émile Seguin, joignable aux mêmes coordonnées.

Personnes concernées

Cette politique concerne notamment :

les propriétaires bailleurs qui nous confient la gestion de leur bien, et leurs mandataires ;
les locataires, les candidats locataires, leurs garants et les occupants des biens gérés ;
les prestataires, entrepreneurs, fournisseurs et autres interlocuteurs professionnels ;
les visiteurs du site et les personnes qui utilisent le formulaire de contact.

Données traitées

Selon la relation et le service concerné, Mon Régisseur peut traiter :

des données d’identification et de contact : nom, prénom, adresse, adresse e-mail, numéro de téléphone ;
des données relatives au bien et au bail : situation et description du bien, contrat de bail, état des lieux, garantie locative, loyers, charges, indexations, paiements et décomptes ;
pour la sélection d’un locataire, les seules informations permises par la réglementation sur le bail d’habitation (identité, composition du ménage, montant des ressources…) ;
les échanges, demandes, réclamations, devis, sinistres et documents nécessaires au suivi d’un dossier, y compris en cas de loyer impayé ;
des données professionnelles concernant les prestataires et fournisseurs ;
des données de connexion et de sécurité : adresse IP, journaux de connexion, tentatives d’accès.

Mon Régisseur ne demande pas de données sensibles par le formulaire du site. Si une situation particulière impose d’en traiter, ce traitement reste limité au strict nécessaire et repose sur une exception prévue par l’article 9 du RGPD, par exemple la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice.

Le site ne mesure pas son audience, n’affiche pas de publicité et n’envoie pas de lettre d’information.

Finalités et bases juridiques

Chaque traitement repose sur une base juridique adaptée, qui dépend de la personne concernée et de sa relation avec Mon Régisseur.

Répondre aux demandes et préparer une relation contractuelle
Données : coordonnées, contenu de la demande et échanges.
Base juridique : mesures précontractuelles ou exécution d’un contrat lorsque la personne est partie au contrat ; sinon, intérêt légitime à répondre à la demande.
Exécuter le mandat de gestion locative
Données : identification, bien, bail, état des lieux, loyers, charges, paiements, travaux, sinistres et échanges.
Base juridique : exécution du contrat de gestion conclu avec le propriétaire, exécution du bail à l’égard du locataire et intérêt légitime à gérer correctement le bien.
Mettre un bien en location et sélectionner un locataire
Données : coordonnées des candidats et informations permises par la réglementation sur le bail d’habitation.
Base juridique : mesures précontractuelles à la demande du candidat et intérêt légitime du propriétaire à choisir un locataire solvable.
Recouvrer les loyers impayés et gérer les litiges
Données : dossier, correspondance, décomptes et éléments de preuve.
Base juridique : intérêt légitime à établir, exercer ou défendre des droits, et obligations légales applicables.
Tenir la comptabilité, facturer et respecter les obligations fiscales
Données : identification, coordonnées, factures, paiements et justificatifs.
Base juridique : obligation légale et, selon le cas, exécution du contrat.
Prévenir les abus et sécuriser le site
Données : adresse IP, journaux techniques, tentatives de connexion et événements de sécurité.
Base juridique : intérêt légitime à protéger le site et les informations qui nous sont confiées.
Respecter les obligations de prévention du blanchiment
Données : données d’identification et documents légalement requis.
Base juridique : obligation légale.

Lorsque Mon Régisseur invoque un intérêt légitime, il vérifie que cet intérêt est réel, que le traitement est nécessaire et que les droits et libertés de la personne ne prévalent pas. Vous pouvez demander des informations sur cette mise en balance et exercer votre droit d’opposition.

Origine des données

Les données peuvent être obtenues :

directement auprès de la personne concernée, notamment par e-mail, téléphone ou formulaire ;
auprès du propriétaire, d’un locataire, d’un garant, d’un précédent gestionnaire ou d’un mandataire ;
auprès de prestataires, d’autorités, de registres ou de sources accessibles au public, lorsque la loi le permet et que le dossier l’exige ;
automatiquement lors de l’utilisation du site, pour les journaux techniques.

Lorsque les données ne sont pas recueillies directement auprès de la personne, Mon Régisseur lui fournit l’information requise par le RGPD dans les délais applicables, sauf exception légale.

Caractère obligatoire des données

Les champs signalés comme obligatoires sont nécessaires pour répondre à une demande, exécuter une mission ou respecter une obligation légale. À défaut, Mon Régisseur peut ne pas être en mesure de traiter la demande ou de fournir le service. Les autres informations sont facultatives.

Destinataires

Dans la limite de leurs attributions et du besoin d’en connaître, les données peuvent être accessibles :

à Mon Régisseur et aux personnes autorisées qui interviennent dans la gestion des dossiers ;
au propriétaire ou au locataire concerné, pour ce qui relève de leur bail ;
aux prestataires techniques, comptables, juridiques, bancaires, postaux, d’assurance et d’entretien ;
aux fournisseurs de l’hébergement, de la messagerie et de la sécurité du site ;
aux huissiers de justice, avocats, juridictions, autorités ou autres destinataires lorsque la loi ou la gestion d’un dossier l’exige.

Les prestataires qui traitent des données pour le compte de Mon Régisseur sont encadrés par un contrat conforme à l’article 28 du RGPD. Vos données ne sont jamais vendues ni louées.

Transferts hors de l’Espace économique européen

Certains fournisseurs numériques peuvent traiter des données hors de l’Espace économique européen. Un tel transfert n’a lieu que sur la base d’un mécanisme reconnu par le RGPD, comme une décision d’adéquation ou des clauses contractuelles types accompagnées, si nécessaire, de garanties supplémentaires.

Durées de conservation

Mon Régisseur conserve les données le temps nécessaire à la finalité, puis pendant les délais imposés par la loi ou nécessaires à la défense de droits.

Demandes sans relation contractuelle : le temps de répondre, puis au maximum deux ans après le dernier échange, sauf litige ou obligation particulière.
Candidats locataires non retenus : jusqu’à la conclusion du bail avec le candidat retenu, puis suppression, sauf accord du candidat pour une autre location.
Dossiers de gestion et de bail : pendant le mandat et le bail, puis selon les obligations légales et les délais de prescription applicables à chaque document.
Pièces comptables et fiscales : pendant la durée imposée par la législation comptable et fiscale.
Dossiers de litige, de loyer impayé ou de sinistre : jusqu’à la clôture du dossier, puis pendant le délai utile à la constatation, à l’exercice ou à la défense de droits.
Journaux de sécurité du site : 14 jours, sauf événement de sécurité nécessitant une conservation plus longue.
Demandes d’exercice de droits : le temps de traiter la demande, puis le temps nécessaire pour prouver son traitement et gérer une éventuelle contestation.

Vos droits

Dans les conditions prévues par le RGPD, vous pouvez demander :

l’accès à vos données et une copie de celles-ci ;
la rectification de données inexactes et la complétion de données incomplètes ;
l’effacement de vos données lorsque les conditions légales sont remplies ;
la limitation du traitement dans les cas prévus par le RGPD ;
la portabilité des données que vous avez fournies, lorsque le traitement automatisé repose sur votre consentement ou sur un contrat ;
l’opposition à un traitement fondé sur l’intérêt légitime, pour des raisons tenant à votre situation particulière ;
l’opposition à tout moment, et sans justification, à la prospection directe ;
le retrait de votre consentement à tout moment, sans effet sur les traitements déjà réalisés.

Ces droits ne sont pas absolus : Mon Régisseur peut devoir conserver ou continuer à traiter certaines données pour respecter une obligation légale, protéger les droits d’autres personnes ou établir, exercer ou défendre un droit en justice.

Exercer vos droits

Adressez votre demande par e-mail (adresse ci-dessus) ou par courrier à Mon Régisseur, rue de Courtrai 28, 7700 Mouscron, Belgique. Elle doit permettre de comprendre le droit exercé et les données ou le contexte concernés. Aucune signature manuscrite ni copie de carte d’identité n’est exigée de manière systématique.

Mon Régisseur vérifie d’abord votre identité à l’aide des informations dont il dispose déjà ou d’un moyen peu intrusif, par exemple une réponse depuis l’adresse e-mail connue ou une question relative au dossier. Un justificatif supplémentaire ne peut être demandé qu’en cas de doute raisonnable. Si une pièce d’identité apparaît exceptionnellement nécessaire, nous précisons les données utiles et un moyen de transmission sécurisé ; vous pouvez masquer les données non nécessaires, et la copie n’est pas conservée au-delà de la vérification.

Nous répondons en principe dans un délai d’un mois. Ce délai peut être prolongé de deux mois si la demande est complexe ou si les demandes sont nombreuses ; vous en êtes alors informé dans le premier mois. La demande est gratuite, sauf demande manifestement infondée ou excessive.

Décision automatisée

Mon Régisseur ne prend aucune décision produisant des effets juridiques ou similaires sur la seule base d’un traitement automatisé.

Cookies

Le site ne dépose aucun cookie de mesure d’audience, de publicité ou de réseau social. Seuls des cookies techniques, indispensables à son fonctionnement et à sa sécurité, peuvent être déposés : ils ne demandent pas votre consentement. Le détail figure dans notre politique en matière de cookies.

Sécurité et violations de données

Mon Régisseur met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles adaptées aux risques : gestion des accès, authentification, sauvegardes, mise à jour des systèmes, confidentialité des intervenants et journalisation de sécurité. En cas de violation de données, il la notifie à l’Autorité de protection des données et, lorsque le RGPD l’exige, en informe les personnes concernées.

Réclamation auprès de l’Autorité de protection des données

Vous pouvez contacter ou saisir l’autorité belge compétente : Autorité de protection des données, rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles, Belgique, +32 (0)2 274 48 00, introduire une plainte.

Nous vous recommandons de nous contacter d’abord, afin que nous puissions examiner votre demande et, si nécessaire, y apporter une solution.

Mise à jour de la politique

Mon Régisseur peut modifier cette politique pour tenir compte d’un changement de pratique, d’outil ou de règle applicable. Les changements importants sont portés à la connaissance des personnes concernées par un moyen approprié.

Date d’entrée en vigueur : 11 octobre 2026.

Politique de confidentialité